Доходи: банки, каси та книга доходів

Ця інструкція допомагає підключити джерела, завантажити операції та перевірити дохід вибраного ФОП. Перед початком перевірте ПІБ і РНОКПП у меню. Якщо ви консультант, спочатку відкрийте потрібного клієнта у «Список ФОП».

Що є в розділі

«Операції» не є повною банківською випискою. Надходження, визначені як власні перекази або інші надходження поза підприємницьким доходом, не входять до відбору «Враховані операції». Для їх перевірки оберіть «Облік → Не враховані банківські надходження» або «Усі операції» для спільного перегляду. Позначка «Облік» у кожному рядку пояснює, чи враховується операція. Зміна відбору не змінює дохід. Звичайні списання перевіряйте в журналі витрат. Журнал витрат не віднімає всі списання з доходу автоматично.

Підключення ПриватБанку

Потрібні API ID та API token із Privat24 для бізнесу для цього ФОП. Не надсилайте ці дані в листуванні з підтримкою або іншими користувачами.

1. Відкрийте «Доходи → Банки → PrivatBank».
2. Розкрийте «Підключити Privat24 для бізнесу». У Privat24 для бізнесу знайдіть «Налаштування → Інтеграції → Автоклієнт API» та скопіюйте API ID і API token у відповідні поля ДієБух.
3. Натисніть «Перевірити та отримати рахунки». У разі успіху доступ збережеться і з'явиться список рахунків. Операції ще не завантажуються.
4. На вкладці «Нові» натисніть меню «⋯» біля потрібного рахунку та «Додати рахунок». Для непотрібного рахунку оберіть «Не додавати».
5. У «Мої рахунки» позначте «Доходи», «Витрати» або обидва напрями. Один рахунок можна використовувати для обох напрямів; повторно вводити токен або створювати друге підключення не потрібно.
6. Перевірте «Рахунок для податкових платежів». Якщо в каталозі лише один рахунок, під час його додавання він заповнить порожній вибір автоматично. Раніше вибраний рахунок не замінюється. Для кількох рахунків оберіть потрібний.
7. Натисніть «Зберегти та завантажити», щоб зберегти вибір і розпочати первинне завантаження. «Зберегти вибір» лише зберігає налаштування.

Первинне завантаження охоплює поточний рік. Доходи та витрати завантажуються окремо, тому можуть завершитися в різний час. Після прийняття завдання банківську сторінку можна закрити. Перевіряйте повідомлення «У черзі», «Завантаження…», «Завершено» або «Не вдалося завершити».

Вибір рахунку для податкових платежів сам не створює й не надсилає платіж. Для оплати перейдіть до інструкції податкових платежів.

Якщо ПриватБанк уже підключений

Старі рахунки з'являються у «Мої рахунки» зі збереженим вибором доходів і витрат. Історія не починається заново. Нові рахунки банку можуть з'явитися поруч, але вони не підключаються до імпорту без вашого вибору.

«Перевірити доступ» перевіряє збережені реквізити. «Оновити список рахунків» шукає зміни у переліку рахунків; це не завантаження операцій.

Залишок на головній

У «Мої рахунки» позначте «Показувати на головній» для потрібних рахунків. Можна вибрати до трьох. «Зберегти вибір» і «Зберегти та завантажити» зберігають цей вибір. На головній у блоці «Доходи» кожен рахунок має окремий рядок із залишком у валюті рахунку та часом його отримання.

«Оновити всі» запитує залишки по черзі. Якщо банк обмежив запити, оновлення зупиняється, а решта рахунків зберігає попередні залишки та час їх отримання. Дочекайтеся часу, вказаного в повідомленні, і повторіть оновлення.

Якщо раніше був указаний лише токен, для нової перевірки та отримання списку потрібно додати повні реквізити. Розкрийте «Замінити доступ до Privat24», введіть обидва поля — API ID та API token й натисніть «Перевірити та отримати рахунки». Поточна форма не дозволяє дописати лише API ID до прихованого збереженого токена. Не видаляйте старі рахунки або історію для повторного підключення.

За невдалої перевірки нові реквізити не замінюють збережені. Після успішної заміни перевірте напрями та доступність «Зберегти та завантажити». Повторна перевірка тих самих реквізитів не починає історію заново.

Нові, непотрібні та зниклі рахунки ПриватБанку

Якщо архівований або відсутній рахунок був вибраний для податків, ДієБух не підставляє інший самостійно. Перевірте вибір перед підготовкою платежу.

За великого списку використовуйте вкладки, фільтр «Використання» й пошук за назвою або IBAN. На сторінці показується не більше десяти рахунків. Пошук з'являється, коли загальний список містить понад десять рахунків. Вибір галочок зберігається під час переходу між сторінками до натискання кнопки збереження.

Перевірка доступу та оновлення списку мають спільну хвилинну паузу між запитами. Під час запиту кнопки недоступні. Перед іншою дією збережіть змінені галочки. Якщо налаштування змінилися в іншій вкладці або змінився вибраний ФОП, оновіть сторінку й перевірте актуальний стан.

Як надалі оновлюються дані ПриватБанку

Після первинного завантаження вибрані рахунки оновлюються за розкладом. «Зберегти та завантажити» пропускає вже завантажені або вже запущені рахунки; це не кнопка примусового повторного завантаження всіх виписок.

Якщо ви додали рахунок до витрат під час поточного завантаження, він не приєднається до нього автоматично. Дочекайтеся завершення та знову натисніть «Зберегти та завантажити» для нового вибору.

Якщо з'явилося «Відповідь не отримано», спочатку оновіть сторінку й перевірте стан — не повторюйте дію одразу. За відмови доступу перевірте реквізити та права на потрібний рахунок у Privat24. За тимчасової недоступності або обмеження частоти запитів дочекайтеся відновлення доступу. Сам факт збереження налаштувань не означає завершення завантаження.

Виписки Monobank

Відкрийте «Доходи → Банки → Monobank → Завантажити виписку». Оберіть оригінальну виписку рахунку CSV або XLSX до 5 МБ і натисніть «Завантажити виписку». Після перевірки операції одразу додаються до доходів і банківських витрат; окремого підтвердження немає. Звіт термінала не підходить.

На сторінці залишаються результат, кількість доданих записів, повтори та історія завантажень. Для кількох рахунків завантажуйте виписку кожного окремо. Докладні кроки та дії при помилці — Як завантажити виписку Monobank.

Автоматичне оновлення Monobank наразі недоступне. Раніше отримана історія зберігається; нові операції додавайте файлами. ПриватБанк і Mono можуть бути джерелами однієї книги ФОП: для спільного перегляду виберіть усі джерела.

Каси та готівка

Відкрийте «Доходи → Каси». Підготуйте фіскальний номер каси та КЕП відповідного ФОП. Підключайте кожну потрібну касу окремо. Докладні кроки описані в інструкції «Облік готівки з каси».

З каси враховуються готівкові продажі та готівкові повернення. Оплати карткою враховуються через банк. Оновлення ДПС потребує відкритої вкладки з КЕП; на відміну від автоматичного завантаження ПриватБанку, його не можна залишити працювати після закриття сторінки. Нові оновлення через Checkbox вимкнено.

Перевірка доходів і книги

1. У «Огляд» виберіть період і натисніть «Показати». Для ФОП 2-ї та 3-ї груп показник «Інше» з’являється, якщо за вибраний період його сума відрізняється від нуля.
2. У «Операції» виберіть період, джерело, а для кас — потрібну касу. У полі «Облік» оберіть «Враховані операції», «Не враховані банківські надходження» або «Усі операції» й натисніть «Застосувати». Вихідні повернення показані зі знаком мінус. У спільному списку перевіряйте позначку обліку кожного надходження.
3. За потреби натисніть «Експорт CSV» для поточного відбору операцій. Файл містить усі відібрані записи, а не лише поточну сторінку; останній стовпець «Облік» повторює статус операції.
4. У «Книга доходів» звірте надходження, повернення та скоригований дохід за днями. «Докладніше» відкриває підсумки за місяцями, кварталами й роками.
5. Для збереження книги натисніть «PDF» або «XLSX» на потрібному вигляді. XLSX відкривайте як таблицю в Excel або Numbers: суми є числами, дати — датами, податковий номер зберігає початкові нулі. Для звірки порівняйте підсумок того самого періоду з книгою та PDF.

У переліку операцій зберігається вихідна валюта. У гривневі підсумки книги потрапляє збережена оцінка валютного доходу за курсом НБУ на дату зарахування. Старі операції без такої оцінки та валютні повернення не слід звіряти з гривневим підсумком простим додаванням вихідних сум.

Як змінити облік банківського надходження

Скористайтеся цим, якщо за випискою та документами надходження потрібно врахувати як дохід або виключити з доходу. Спочатку перевірте вибраного ФОП, суму, контрагента, призначення операції та підставу її обліку.

Вхідне повернення автоматично не додається до доходу, коли призначення починається з «Повернення» або «Возврат» і називає гроші: наприклад, «Повернення коштів за листом», «Повернення заробітної плати» чи «Возврат денежных средств». Причина після цього може бути різною. Якщо в призначенні є ще й інша оплата, його потрібно перевірити за документами. Самої згадки «повернення» без зрозумілого грошового об'єкта чи фрази «Не підлягає оподаткуванню» недостатньо.

Раніше завантажені операції після оновлення програми самі не змінюють облік. Перевірте потрібне надходження й за потреби збережіть ручний вибір за кроками нижче.

1. Відкрийте «Доходи → Операції».
2. Виберіть потрібний період і банк. У полі «Облік» оберіть «Враховані операції», якщо надходження входить до доходу, або «Не враховані банківські надходження», якщо воно поза доходом. Для обох наборів одночасно виберіть «Усі операції». Натисніть «Застосувати» біля фільтрів.
3. У рядку потрібного надходження оберіть «Враховувати як дохід» або «Не враховувати як дохід» й натисніть «Застосувати» в цьому рядку.
4. Перевірте повідомлення про результат і відповідний відбір. Для включеної вручну операції з'явиться «Враховано вручну», для виключеної — «Виключено вручну». Виключене надходження шукайте у «Не враховані банківські надходження» або «Усі операції». Після збереження попередній відбір залишається вибраним.
5. Перевірте книгу за датою операції та потрібний підсумок періоду.

Щоб повернути автоматичний облік, оберіть у цьому ж рядку «Автоматично» й натисніть «Застосувати». Програма знову визначатиме дохід за своїми правилами.

Вибір доступний для вже завантажених банківських надходжень Monobank і ПриватБанку для груп 1–3. Друга операція не створюється. Повторне завантаження виписки та перерахунок автоматичного обліку зберігають ручний вибір. Виключене надходження не стає вихідним поверненням.

Для валютного надходження використовується курс НБУ на дату зарахування. Якщо для нового вибору не вдалося отримати потрібний курс, попередній облік залишається чинним. Перевірте повідомлення про результат і повторіть дію пізніше. За доступу лише для перегляду змінити облік не можна.

Підсумки книги, податків і джерел для створення звітів використовують цей вибір. Раніше сформовані чи підписані декларації самі не змінюються.

Ручний запис для першої групи

На «Огляд» для ФОП першої групи доступна форма ручного запису. Укажіть дату, тип «Надходження» або «Повернення», додатну суму в гривнях і натисніть «Додати». Для повернення не вводьте мінус: знак визначає вибраний тип. Перевірте результат у «Операції» та книзі за тією самою датою. Для другої та третьої груп введення окремого ручного запису недоступне; це обмеження не стосується завантаження банківської виписки.

Журнал банківських витрат

У «Журнал банківських витрат» задайте період, банк, рахунок або пошуковий текст і натисніть «Застосувати». Тут показані списання, контрагент і призначення, а підсумки розділено за валютами. Для збереження відбору скористайтеся «CSV» або «XLS».

Журнал призначений для перегляду та звірки: операції в ньому не редагуються і не розподіляються за категоріями. Наявність списання сама по собі не означає визнання податкової витрати або підтвердження сплати податку.

Якщо доступ до ФОП лише для перегляду, історія залишається доступною, а зміна налаштувань і нове завантаження можуть бути заблоковані.