Податки: від налаштування ФОП до історії платежів

Ця інструкція призначена для ФОП і консультанта, який працює з обраним ФОП. ДієБух готує платіжні інструкції. Виконання платежу підтверджує банк, а відомості про зарахування можна переглянути у вкладці «Стан розрахунків з бюджетом» або в Кабінеті ДПС.

1. Підготуйте профіль ФОП

Консультант спочатку відкриває потрібного клієнта зі списку ФОП. Перед кожною оплатою перевірте ПІБ і РНОКПП у навігації кабінету.

У «Профіль ФОП» → «Дані ФОП» перевірте й збережіть:

• ПІБ, РНОКПП, адресу реєстрації та КВЕД;
• групу, ознаку платника ПДВ і дату переходу на спрощену систему;
• дату початку дії нової групи або ставки, якщо вони змінювалися;
• «Код ДПС для оплат / казначейства» — він потрібний для підбору рахунків;
• «Пільга ЄСВ», email і телефон.

У збереженому профілі оберіть нову групу в полі «Зміна групи ЄП», вкажіть дату початку її дії та збережіть профіль.

Поле «Код ДПІ для звітності» заповнюється окремо й не замінює код для оплат. Дата взяття на облік також не замінює дату переходу на спрощену систему. Дані можна внести вручну або скористатися «Оновити дані ФОП», переглянути знайдені зміни та підтвердити збереження. Пільгу й спосіб оплати перевірте окремо.

2. Перевірте реквізити отримувача

1. Відкрийте «Профіль ФОП» → «Реквізити».
2. Звірте запропоновані рахунки: отримувача, IBAN, ЄДРПОУ та відповідність місцю реєстрації. ЄП обирається за громадою; ВЗ і ЄСВ підбираються за регіоном.
3. Якщо дані правильні, натисніть «Підтвердити реквізити».
4. Якщо пропозиція не підходить, розкрийте «Не мої реквізити — вибрати вручну», виберіть область і громаду та натисніть «Зберегти вибрані реквізити».

Підтвердження зберігається для цього ФОП: воно потрібне при першому виборі та зміні реквізитів, а не щоразу при підготовці платежу. Перед кожним формуванням або надсиланням інструкції все одно звіряйте реквізити й призначення платежу.

Якщо з'явилося повідомлення про зміну реквізитів, поверніться до цього розділу, звірте нові дані та натисніть «Підтвердити оновлення» або виберіть правильну громаду вручну. Потім створіть нові платежі. Стару непередану чернетку можна видалити. Уже сформований документ зберігає попередні реквізити. Якщо правильного рахунку немає, зверніться до підтримки для перевірки довідника.

3. Оберіть спосіб і графік

У «Профіль ФОП» → «Як сплачувати» оберіть спосіб і збережіть налаштування:

Для 3 групи оберіть графік ЄП і ВЗ; графік ЄСВ обирається окремо. Для груп 1/2 ЄП і ВЗ розраховуються щомісяця. За потреби змініть базу в «Змінити суму ЄСВ»; без додаткового значення використовується мінімальна база. Зміна графіка впливає на новий розрахунок, а не на вже видані документи.

Для Privat24 відкрийте «Банки» → «PrivatBank»: введіть «Privat API ID» і «Privat API token», натисніть «Перевірити підключення», потім «Зберегти дані». Додайте потрібний рахунок, виберіть його в «Рахунок списання для податкових платежів» і збережіть дані. Підключення має належати саме цьому ФОП. Для QR і реквізитів підключення API не потрібне.

4. Перегляньте розрахунки з бюджетом перед оплатою

Після налаштування профілю перейдіть до «Податки». Перед підготовкою платежу за потреби перегляньте дані ДПС. Це допоможе побачити, які нарахування та сплату вже відображає ДПС, чи є переплата або недоїмка за конкретним рахунком. «Огляд» показує розрахунок ДієБух, а «Стан розрахунків з бюджетом» — відомості ДПС за обраний рік. Ці суми можуть відрізнятися.

Підготуйте файл КЕП потрібного ФОП та пароль до нього. Консультант спочатку обирає клієнта у списку ФОП; самостійний ФОП працює у власному кабінеті. Перевірка доступна окремо від підготовки платежу — створювати чернетку не потрібно.

1. Відкрийте потрібного ФОП → «Податки» → «Стан розрахунків з бюджетом».
2. Оберіть рік. У січні для перевірки минулого року виберіть його у списку.
3. Натисніть «Отримати дані ДПС», оберіть файл КЕП і введіть пароль.
4. Зчитайте ключ, перевірте власника та натисніть «Отримати дані».
5. Перегляньте нарахування, сплату, повернення, переплату, недоїмку та пеню за кожним рахунком. Нуль означає нульове значення; «—» — ДПС не надала показник. Якщо рахунків немає або відповідь не отримано, буде окреме повідомлення.
6. За потреби натисніть «Відкрити окремо». Таблиця відкриється в новій вкладці; «Друк / Зберегти як PDF» використовує можливості браузера.

Після перегляду перейдіть до сусідньої вкладки «Оплата»:

• для поточного періоду створіть платежі та за потреби змініть «Сума, грн»;
• для минулого періоду скористайтеся «Інший період або доплата», оберіть період і введіть потрібну суму;
• якщо потрібно зіставити дані з розрахунком ДієБух, відкрийте «Огляд».

Переплата й недоїмка показані окремо за рахунками. ДієБух не віднімає переплату автоматично, не переносить її між рахунками й не створює платіж на суму недоїмки. Суму та період визначаєте ви. За потреби відкрийте таблицю окремо перед переходом до «Оплати», щоб мати її перед очима.

Дані ДПС можуть надходити із затримкою: щойно виконаний платіж може ще не відображатися. Звірте його з банківською квитанцією; сама відсутність запису не є підставою платити повторно. Перегляд не змінює розрахунок ДієБух, Книгу доходів або платіжні інструкції. Це інформаційний перегляд, а не офіційний витяг ДПС за запитом F1300208 у розділі «Звіти».

Результат не зберігається в кабінеті ДієБух: після зміни року, виходу або оновлення сторінки потрібний новий запит. Уже відкрита окрема вкладка містить отриманий знімок до її закриття; дата отримання зазначена над таблицею.

5. Підготуйте поточні платежі

1. В «Доходи» перевірте записи Книги за потрібний період, зокрема пропущені надходження й повернення.
2. Відкрийте «Податки» → «Огляд». Перевірте період і суму кожного податку. Періоди ЄП/ВЗ та ЄСВ можуть відрізнятися через обрані графіки. За потреби перед оплатою перегляньте відомості ДПС у вкладці «Стан розрахунків з бюджетом», як описано в розділі 4.
3. Перейдіть до «Оплата» й натисніть «Створити нові платежі».
4. Перевірте підготовлені інструкції в порядку ЄП → ВЗ → ЄСВ. Їх може бути одна, дві або три. Нульові суми не створюють інструкцій; поточна пільга ЄСВ виключає його з автоматичного розрахунку.
5. За потреби змініть «Сума, грн». У «Реквізити та інші дії» звірте отримувача, рахунок і призначення. Непотрібну чернетку приберіть дією «Видалити чернетку».

На цьому етапі звернення до банку ще немає. Змінена сума зберігається під час формування документа або надсилання; вона не змінює записи Книги. Чернетки з попередніх відвідувань доступні через «Усі чернетки». При першому відкритті «Оплати» список порожній, доки ви не створите платежі.

6. Минулий період або доплата

Для завершеного місяця чи кварталу відкрийте «Оплата» → «Інший період або доплата». Оберіть місяць або квартал і рік, позначте потрібні податки, введіть додатну суму кожного та натисніть «Підготувати платіж». Далі перевірте їх так само, як поточні платежі.

Тут можна вибрати ЄСВ за минулий період навіть за наявності поточної пільги. Користувач визначає потрібні податки й суми; сервіс не обчислює борг за історією.

Для доплати за поточний платіжний цикл натисніть «Створити нові платежі», залиште потрібні чернетки та змініть суми. Це окремі інструкції: попередні документи зберігаються. Не створюйте дублікат, поки результат попереднього надсилання невідомий — спочатку перевірте його в банку.

7. Документ, QR або реквізити

1. У потрібній чернетці натисніть «Документ / QR» або «Платіжні реквізити» відповідно до обраного способу.
2. Інструкція одразу зникає з «Оплати» й з'являється в «Історії» зі станом «Сформовано». Інші чернетки залишаються в оплаті.
3. Відскануйте QR у банку або перенесіть реквізити вручну. Перевірте суму, отримувача, призначення та підтвердьте платіж у своєму банку.
4. Збережіть банківську квитанцію в банку.

«Сформовано» означає створення нашого документа. ДієБух не отримує банківський статус для цього способу й не пропонує позначити інструкцію оплаченою вручну. Якщо банк не підтримує QR, використайте реквізити. Повторно відкрити той самий документ можна з історії без створення нової інструкції. Кнопка «Назад до оплати» відкриває вкладку «Оплата».

8. Надсилання через Privat24

1. Звірте кожну інструкцію та змінені суми.
2. Натисніть «Надіслати окремо» біля потрібного податку або «Надіслати всі у Privat24».
3. Прочитайте результат для кожного платежу. Передані інструкції одразу переходять до історії; непередані чернетки залишаються в оплаті.
4. Перевірте операції в Privat24 та виконайте потрібне банком підтвердження.
5. В «Історії» відкрийте потрібний платіж і натисніть «Оновити статус», якщо ця дія доступна.

Надсилання не означає оплату. Кожний із одного, двох або трьох платежів має незалежний результат. Якщо один надіслано, а інший ні, повторно не надсилайте успішну інструкцію.

За невідомого результату не створюйте повторний платіж наосліп. Перевірте Privat24; якщо результат не вдається з'ясувати, зверніться до підтримки. Запис про таку спробу залишається в історії навіть без підтвердженого номера банку.

9. Історія, статуси й експорт

В «Податки» → «Історія» за замовчуванням видно документи, створені поточного місяця за часом Києва. Період податку показано окремо: документ, створений у жовтні за вересень, належить до жовтневої історії.

Для іншої вибірки оберіть «З початку року» або «Обрати період». Для свого періоду відкрийте календар, виберіть початкову й кінцеву дати, натисніть «Застосувати», потім «Показати». Обидві дати включено. Назва платежу відкриває подробиці й дію «Відкрити інструкцію ↗».

Минулі документи доступні через фільтр і не архівуються автоматично. Дії архівування приховані з поточного інтерфейсу. Уже архівовані записи збережені.

Для CSV натисніть «Експорт CSV ↗», виберіть початковий і кінцевий місяці періоду податку та «Завантажити CSV». Для одного місяця вкажіть однакові межі; для кварталу або року — перший і останній місяці. Це окрема вибірка від фільтра історії за датою створення. Експорт включає збережені інструкції за цей період, зокрема чернетки та архівні записи; видалені чернетки не включає.

Документ ДієБух, його друк і CSV не є банківською квитанцією. Історія не визначає податковий борг і не зменшує наступний розрахунок автоматично.

10. Якщо продовжити не вдається